Hva er et arkiv?

Et arkiv består av dokumenter som oppstår som ledd i kommunens virksomhet. Dette gjelder både innkommende og utgående dokumentasjon, samt internt utarbeidede dokumenter som har betydning for saksbehandling, rettigheter og plikter.

Et arkivdokument har både informasjonsverdi (innholdet i dokumentet) og dokumentasjonsverdi, som beskrives gjennom metadata – som avsender, dato, dokumenttype og tilknytning til saksprosess. For at dokumentets verdi skal bevares, må det håndteres i et system som sørger for riktig sortering, lagring og bevaring – dette kalles et arkivsystem.

Hvordan dannes arkiv i Røst kommune?

Røst kommune mottar og produserer dokumenter på mange ulike måter – gjennom digitale skjema, e-post, brev og andre løsninger. Disse dokumentene registreres og journalføres i riktig system, avhengig av dokumentets type og tilhørighet. Når dette skjer i tråd med arkivfaglige prinsipper, dannes det arkiv.

Kommunens arkivsystemer

Røst kommune benytter flere sak- og fagsystemer som inneholder dokumentasjon knyttet til innbyggere og kommunens tjenesteområder. På grunn av funksjonelle og faglige behov er det ikke mulig å samle alt i ett system. I stedet arbeider kommunen for å etablere sømløs og sikker informasjonsflyt mellom systemene, samtidig som innbyggerne skal oppleve helhetlige og tilgjengelige tjenester.

Dette innebærer:

  • Klare arkivansvar i alle systemer
  • Oversikt over hvilke systemer som benyttes til hvilke formål
  • Kontroll med overføring av dokumentasjon mellom systemene
  • Strukturert metadataregistrering
  • Gjenfinning på tvers av systemer der det er teknisk og juridisk mulig

Arkivansvar og arkivplikt

Røst kommune har ansvar for å sikre en forsvarlig håndtering og bevaring av dokumentasjon som blir til som ledd i kommunens virksomhet. Dette innebærer at arkivarbeidet må utføres i tråd med gjeldende lover og forskrifter, særlig arkivlova og tilhørende forskrifter.

Øverste ansvar

Det er kommunedirektøren som har det øverste ansvaret for arkivarbeidet i Røst kommune. Dette innebærer et overordnet ansvar for at arkivtjenesten er tilstrekkelig organisert, bemannet og finansiert, og at kommunen har rutiner som sikrer etterlevelse av lovverket.

Faglig og daglig ansvar

Det daglige og faglige ansvaret for arkivarbeidet er delegert til arkivleder. Arkivleder har ansvar for drift, utvikling og kvalitetssikring av kommunens arkivtjeneste, herunder oppfølging av dokumentasjonsrutiner og systembruk.

Arkivplikt

Offentlige organer har plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i virksomheten, forutsatt at dokumentene har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling.

Arkiveringsplikten gjelder uavhengig av:

  • om dokumentene er utvekslet med eksterne eller kun er til intern bruk,
  • om dokumentene er i papirform eller elektronisk,
  • om de er klassifisert som saksdokumenter i henhold til offentleglova eller ikke.

Dette betyr at arkiveringsplikten favner videre enn journalføringsplikten, og gjelder en større gruppe dokumenter.

For å sikre etterlevelse av denne plikten må alle ansatte være kjent med hvilke dokumenter som skal arkiveres, og benytte kommunens sak- og arkivsystem eller relevante fagsystemer på riktig måte.

Arkivverdig informasjon – blir all kommunikasjon med kommunen lagret?

Når det dannes arkiv, finnes det regler for hva som skal arkiveres. Se «Bevarings- og kassasjonsplan». Saksbehandler eller arkivar vurderer om dokumentet er arkivverdig. Unødvendig informasjon skal ikke arkiveres – dette kalles arkivbegrensning.

I praksis arkiveres hele dokumentet, selv om ikke alt innholdet er arkivverdig.

Offentliggjøring og innsyn

Kommunen publiserer dokumenter på kommunens postliste. Alle kan be om innsyn uten å oppgi grunn.

Innsyn i offentlige dokumenter behandles raskt og oversendes den som har bedt om det.

Ved forespørsel om dokumenter som er unntatt offentlighet, gjør dokumentsenteret en vurdering og gir svar – enten med avslag og lovhjemmel, eller med innvilget innsyn.

Journalføring og journalføringsplikt

Offentlige organ er pliktige til å føre journal for å sikre åpenhet og innsyn. All inn- og utgående korrespondanse skal registreres, slik at den kan etterprøves.

Et dokument er journalføringspliktig når:

  1. Det er et saksdokument for kommunen
  2. Det er sendt ut eller kommet inn
  3. Det inngår i saksbehandling og har dokumentasjonsverdi

Organinterne dokumenter er som hovedregel frivillig å journalføre, men enkelte skal journalføres. For å sikre merinnsyn har Røst kommune som mål å journalføre og publisere flere interne dokumenter.

Hva er sikker og usikker dialog?

Sikker dialog er kommunikasjon via kanaler som krever ID-autentisering, som BankID, Buypass eller MinID. Røst kommune bruker «SvarUt» for å sende digitale brev, som leveres til innbyggers eller virksomheters digitale postkasse (Altinn, e-Boks, Digipost).

Vanlig brevpost regnes også som sikker, og brukes særlig hvis mottaker er reservert. Ved svært sensitiv informasjon benyttes rekommandert sending.

Usikker dialog er kanaler som ikke krever innlogging, som vanlig e-post eller meldinger via Messenger. Kommunen sender ikke sensitive opplysninger gjennom slike kanaler.

Fullelektronisk arkiv – hva skjer med originaldokument sendt til kommunen?

De fleste av kommunens systemer er nå fullelektroniske. Det betyr at innskannede dokumenter regnes som originale, så lenge de er komplette og lesbare. Papirversjoner kan da kasseres, med mindre lovverk eller andre forhold krever bevaring (f.eks. historiske dokumenter).

Dersom fullelektronisk lagring ikke er mulig, oppbevares originalen på papir.

Bevaring – hvor er arkivet oppbevart?

Røst kommune oppbevarer eldre papirbaserte dokumenter lokalt, men arbeider med å overføre disse til Arkiv i Nordland (AiN) for sikker langtidsbevaring. Noe materiale er derfor lagret hos AiN, mens annet fortsatt befinner seg i kommunen. Dette kan gi ulik leveringstid ved forespørsel om eldre saker.

Nyere dokumenter er lagret i kommunens elektroniske fagsystemer, som er tilgjengelige for ansatte med tilgang.

Eldre digitale arkivuttrekk (f.eks. fra utgåtte fagsystem) er overført til depot, og lagres enten via AiN eller i system som Documaster, avhengig av system og avtaler.

Sikkerhetsnivå og tilgangsstyring

Systemene har ulike sikkerhetsnivå, avhengig av hvor sensitiv informasjonen er. Vern av personopplysninger og sensitive data har høy prioritet og er lovpålagt.

Saksbehandlere skal kun ha tilgang til dokumenter de trenger for å utføre sine oppgaver. Det må også foreligge en begrunnet tjenstlig grunn for å søke opp graderte dokumenter.