Klassifikasjonssystemet gir en felles struktur for hvordan saker organiseres i sak- og arkivsystemet.

Klassifikasjonen følger vanligvis et funksjonsbasert prinsipp, basert på kommunens oppgaver, og bygger på K-koder (nøkkelkoder fra Kommunesektorens klassifikasjonssystem). Disse kodene brukes som primær klassering i arkivsystemet og sørger for at dokumentasjonen knyttes til riktig fagområde eller tjeneste.

K-kodene er koblet til en arkivnøkkel som:

  • sikrer lik registrering på tvers av kommunen
  • gjør det enklere å finne igjen saker ved søk
  • gir et grunnlag for periodisering og bevaring/kassasjon

For enkelte fagområder (som oppvekst og helse) benyttes også personbasert klassifikasjon (f.eks. fødselsnummer eller navn) i tillegg til K-kode, i samsvar med arkivforskriften og krav i Noark 5.

Klassifikasjonssystemet vedlikeholdes av arkivleder, som også har ansvar for opplæring og brukerstøtte knyttet til korrekt klassifisering av saker og dokumenter.