Pasientarkiv
Saksbehandling skjer i fagsystemet Gerica. All korrespondanse og helseopplysninger knyttet til en pasient føres i pasientjournalen (EPJ-delen) i fagsystemet.
Vedtak om bruk av tvang og makt som sendes til Statsforvalteren blir ekspedert og arkivert i pasientsaken i Elements. Det samme gjelder klagesaker.
Pasientarkivet er heldigitalt.
Klassifisering:
Informasjonen er klassifisert som sensitiv.
Lovhjemmel:
P – Offentleglova §13, jf. forvaltningsloven §13.
Tilgjengelighet:
De som har behov for informasjon om barnet for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til barnehagemappen.
Integritet:
Pasientmappen, enten den er lagret på papir eller elektronisk, skal sikres slik at uvedkommende ikke kan lese, gjøre endringer eller slette deler av eller hele dokumentet.
I det elektroniske systemet skal det ikke være mulig å fysisk slette et dokument som er journalført.
Integriteten ivaretas ved å begrense tilgangen til papirarkivet, som oppbevares i egne arkivrom. I arkivsystemet opprettes tilgang i henhold til gjeldende rutiner for tilgangsstyring.
Konfidensialitet:
Ansatte skal lese gjennom, forstå og signere taushetserklæring, og for dem som bruker elektroniske hjelpemidler gjelder også bruk av sikkerhetsinstruks.
Behandling:
Kommunens behandlingsprotokoll skal beskrive hvordan personopplysninger behandles i systemet.
Helsestasjon
Saksbehandling og registrering skjer i CGM. Øvrig dokumentasjon lagres i den elektroniske pasientjournalen (EPJ).
CGM har innebygd SvarUT-tjeneste for sikker digital utsending av post.
Det opprettes én journal per bruker av tjenesten.
Pasientjournal
Dokumentasjon skjer i fagsystemet for helse, pleie og omsorg.
For brukere innen pleie og omsorg, bo- og habiliteringstjenester samt tjenestekoordinering skjer saksbehandling og registrering i fagsystemet Gerica.
Fra 1. mai 2021 er Gerica fullelektronisk med arkivering av arkivverdig materiale i Documaster Noark 5-arkivkjerne. Før dette tidspunktet ble alt arkivverdig materiale i henhold til arkivlova skrevet ut og lagret på papir. Øvrig dokumentasjon lagres i den elektroniske pasientjournalen (EPJ).
Hver bruker har én journal som omfatter både tenestedokumentasjon (løpende drift) og saksbehandling. Det kan være flere enkeltsaker knyttet til én og samme bruker.