Organisering av arkivfunksjonen

Røst kommune er, i henhold til arkivlova, forpliktet til å sikre arkiv som har kulturell, forskningsmessig, rettslig eller viktig forvaltningsmessig verdi. Kommunen har ansvar for å bevare slik dokumentasjon og gjøre den tilgjengelig for samtid og ettertid.

Arkivansvaret er forankret i kommunens ledelse og ivaretas gjennom en organisert arkivfunksjon, som sikrer at alle deler av organisasjonen følger gjeldende regelverk og god arkivpraksis.

Arkivleder har det overordnede ansvaret for alle kommunens arkiv. Dette omfatter:

• det aktive sak- og arkivsystemet (Elements),
• aktive arkivkjerner i ulike fagsystemer,
• historisk papirarkiv,
• elektroniske arkivuttrekk (NOARK-uttrekk).

Arkivleder har også ansvar for å følge opp og videreutvikle rutiner og systemer for dokumentasjonsforvaltning i hele organisasjonen.

Ansvar for arkiv i kommunale foretak ligger hos leder for det enkelte foretak.

Røst kommune er organisert med et sentralarkiv plassert ved det offentlige servicekontoret. Sentralarkivet har hovedansvaret for daglig journalføring og drift av kommunens sak- og arkivsystem, Elements. Dette arbeidet gjøres i tett samarbeid med arkivleder.

Servicekontoret håndterer også kommunens sentrale postmottak, og sørger for at innkommet post registreres og fordeles i tråd med kommunens arkivrutiner.

Enkelte kommunale enheter benytter egne fagsystemer til saksbehandling og dokumentasjon. I disse tilfellene er det enhetsleder som har ansvar for at arkivverdig dokumentasjon håndteres i samsvar med regelverket.

Dokumentasjon fra fagsystemene overføres til sak- og arkivsystemet via integrasjoner, eller manuelt dersom automatiske løsninger ikke er tilgjengelige.

All journalføring og administrativ saksbehandling i kommunen skal som hovedregel skje i det elektroniske sak- og arkivsystemet Elements. Unntak gjelder for pasientjournaler (EPJ), som behandles og oppbevares i særskilte fagsystemer innen helse- og omsorgstjenesten. Disse systemene er underlagt egne krav til informasjonssikkerhet og skjerming.