Enkelte kommunale enheter benytter egne fagsystemer til saksbehandling og dokumentasjon. I disse tilfellene er det enhetsleder som har ansvar for at arkivverdig dokumentasjon håndteres i samsvar med regelverket.

Dokumentasjon fra fagsystemene overføres til sak- og arkivsystemet via integrasjoner, eller manuelt dersom automatiske løsninger ikke er tilgjengelige.