Posten åpnes daglig hver morgen.
Rutine for åpning av post
- Sorter ut eventuell post hvor personnavn står først. Send i så fall disse direkte til personen det gjelder i internposten og be om tilbakemelding om eventuell skanning i Elements
- Sorter ut returpost som åpnes og returneres i internposten til avsender
- Ved kraftig redusert bemanning – sorter ut post med svarfrist og registrer disse først.
- Konvolutter åpnes manuelt
- Føringspost er post som skal skannes i Elements og sorteres i respektive saksmapper
- Alle fakturaer skal til regnskap
- Lønnspost (lønnstrekk, timelister ol.) skal sendes direkte til lønn- og personalkontoret
- Ikke arkivverdig post sendes til saksbehandler eller riktig kontor
- Rekommanderte brev skal føres inn i perm før åpning. NB. Vær nøye med sensitiv post, hvor den sendes og på hvilken måte.
- Tilbud/anbud/offentlige anskaffelser skal ikke åpnes av arkivtjenesten. Disse stemples utenpå konvolutten og leveres direkte til saksbehandler for videre oppfølging.
- Personlig post hvor personens navn kommer foran Røst kommune, sendes direkte uåpnet til aktuell person.
- All arkivverdig post som kommer direkte til saksbehandler skal returneres til arkivet for registrering/skanning.
All post som er arkivverdig skal stemples. Følgende opplysninger må være med:
- Dato
- Arkivsaksnummer og dokumentnummer
- Stemples med unntatt offentlighet og settes på riktig § i henhold til saken