Posten åpnes daglig hver morgen.

Rutine for åpning av post

  • Sorter ut eventuell post hvor personnavn står først. Send i så fall disse direkte til personen det gjelder i internposten og be om tilbakemelding om eventuell skanning i Elements
  • Sorter ut returpost som åpnes og returneres i internposten til avsender
  • Ved kraftig redusert bemanning – sorter ut post med svarfrist og registrer disse først.
  • Konvolutter åpnes manuelt
  • Føringspost er post som skal skannes i Elements og sorteres i respektive saksmapper
  • Alle fakturaer skal til regnskap
  • Lønnspost (lønnstrekk, timelister ol.) skal sendes direkte til lønn- og personalkontoret 
  • Ikke arkivverdig post sendes til saksbehandler eller riktig kontor
  • Rekommanderte brev skal føres inn i perm før åpning. NB. Vær nøye med sensitiv post, hvor den sendes og på hvilken måte.
  • Tilbud/anbud/offentlige anskaffelser skal ikke åpnes av arkivtjenesten. Disse stemples utenpå konvolutten og leveres direkte til saksbehandler for videre oppfølging.
  • Personlig post hvor personens navn kommer foran Røst kommune, sendes direkte uåpnet til aktuell person.
  • All arkivverdig post som kommer direkte til saksbehandler skal returneres til arkivet for registrering/skanning.

All post som er arkivverdig skal stemples. Følgende opplysninger må være med:

  • Dato
  • Arkivsaksnummer og dokumentnummer
  • Stemples med unntatt offentlighet og settes på riktig § i henhold til saken