Innhold

 Personalmappen dokumenterer den ansattes arbeidsforhold og skal inneholde følgende dokument:

  • Tilsettingsbrev
  • Arbeidsavtale
  • Søknad med vedlegg
  • Taushetserklæring
  • Dokumenter vedr. pensjonsforhold
  • Stønad etterutdanning/videreutdanning
  • Dokumentasjon kompetanseutvikling
  • Permisjoner med betydning for lønn/pensjon
  • Senioravtaler
  • Særskilte avtaler om arbeidstid
  • Oppfølging av sykefravær
  • Yrkesskade
  • Disiplinærsaker, AKAN-saker
  • Politianmeldelse av lovbrudd
  • Avskjed/oppsigelse fra arbeidstaker eller arbeidsgiver

 Avgjørelser som gjelder tilsetting, oppsigelse, suspensjon, avskjed eller forflytting regnes som enkeltvedtak. Det samme gjelder vedtak om å ileggje offentlig tjenestemann ordensstraff eller pensjon (Forvaltningslova § 2 -2). Permisjonssøknader regnes ikke som enkeltvedtak.

Journalføring

Når det oppstår ei sak knyttet til en ansatt, opprettes det ny sak med rett arkivkode. Arkivering skal som hovedregel skje i personalmappa.

Bevaring/kassasjon

Alle personalmapper skal tas vare på for ettertida.

Utlån

Personalmapper skal ikke lånes ut i sin helhet. Kun dokument som det er tjenestlig behov for kan lånes ut. Eventuelt kan kopi av dokumentene leveres ut (Jfr. forvaltningslova §13).

 

Bortsetting

Mapper på sluttet personale skilles fra og settes bort til fjernarkivet når det tas ordinær periodisering. Bortsetting skal utføres etter retningslinjer for arkivbegrensing og kassasjon. Ved bortsetting skal trygghet og personvern ivaretas etter gjeldende bestemmelser. Kun beordret personell skal ha tilgang.

Overføring av opplysninger

Personalarkivet er knyttet til den enkelte virksomhet og personalmapper skal ikke overføres til annen virksomhet. Ved tilsetting i ny virksomhet skal ny mappe opprettes. Nødvendig utveksling av informasjon skal skje i form av kopier. Dette gjelder også ved avvikling av virksomheter.

DOKUMENT AV TIDSAVGRENSET INTERESSE

 Personalinformasjon om den enkelte med tidsavgrenset interesse og som ikke er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold, skal tas vare på utenfor personalmappa. Slik informasjon skal settes i permer, eller i egne omslag på tilvist emne i saksarkivet.

 · Permisjoner uten ansennitetstap

· Ferier

· Tjenestereiser, reiseforskudd

· Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor

· Egenmeldinger og sykemeldinger

· Skattekort

· Lønnsutbetaling, lønningskort, kopi av lønnslipper, lønns- og trekkoppgaver

· Underbilag til lønn: Timelister, akkordsedler, stemplingskort, overtidslister, fraværslister

· Lønnstrekk til fagforening

· Bilgodtgjørelse, telefongodtgjørelse

· Medlemslister til pensjonskassen

 Slik dokumentasjon skal ikke registreres i journalen, men stemples ved mottak.

 Materialet kan kasseres etter 5 - 10 år i følge regnskapsforeskriftene og kommunal-forvaltningens kassasjonsregler.

4. Oppbevaring av personalarkiv

Trygghet

Personalopplysninger skal tas varer på på ein forsvarlig måte, jfr. forvaltningslova § 13 c. Personalmappene skal oppbevares i særskilt låsbart arkivskap skilt fra saksarkivet. Dette gjelder også eldre personalmapper som er satt bort. Postbehandling og behandling av personalarkiv bør utføres av personale som arbeider kun med personalsaker, eller av arkivpersonale som arbeider på etaten personalarkivet er lagt under. (Forvaltningslova § 13 b-3). Dokumentene skal også oppbevares nedlåst når de er hos saksbehandler.

 Disiplinærsaker krever spesiell varsomhet. Normalt blir disse kun arkivert i personalmappen (i lukket konvolutt eller eget omslag). Dersom det ut i fra saksbehandlingen kreves at saken også må ligge i saksarkivet, skal den anonymiseres. Dersom det er fare for at man ødelegger bevis i ei disiplinærsak, skal slike opplysninger oppbevares i særskilt fortrulig arkiv så lenge de er aktuelle. Etterpå skal de overføres til personalarkivet.

Innsyn

Ansette kan kreve å få innsyn i deler av egen personalmappe (innsynsretten gjelder ikke interne dokument), men de kan ikke kreve personalmappen utlevert. Det samme gjelder part som representerer den ansette og har fullmakt fra denne. (Jfr. personregisterlova §7 og forvaltningslova § 18).

 Alle har rett til å vite kva slags type opplysninger som er tatt inn i personregisteret i følge personregisterlova §7- 3.

 Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokument knyttet til ei konkret sak som er til behandling, men de kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper.

 Henvisning til hjemmel når rett til offentlig innsyn ikke gjelder: I tilfelle det kreves offentlig innsyn henviser man til rett paragraf i offentlegloven med tilhørende avgjørelse.

 Eks. på paragrafer

 § 5-1 interne dokument

 § 5 a opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov

 § 6-2a forsvarlig lønns- og personalpolitikk (lønnsforhandlinger/krav)

 § 6-4 dokument som gjelder tilsetting eller forfremmelser

Brevjournal/postliste

Der det føres egen brevjournal/postliste for personalkontoret, skal den bindes inn senest ved periodeskile. (valgår kommunestyre).