1. Definisjoner

Med personalsaker mener en all dokumentasjon som omhandler virksomhetens ansatte.

 Med personalarkiv mener en dokument som inneholder saker som omhandler den enkelte ansatt.

 Med personalmapper mener en mapper i personalarkivet på hver enkelt ansatt.

 Med saksarkiv mener en dokument ordnet etter virksomhetens emnebaserte arkivnøkkel.

2. Organisering av personaldokumentasjon

Forholdet saksarkiv - personalarkiv

Personaldokumentasjon finnes både i saksarkivet og i personalarkivet. Hovedregel her er at saker av generell art, eller som gjelder grupper av tilsatte blir lagt i saksarkivet. Saker som gjelder den enkelte ansatte legges i personalarkivet. Kun unntaksvis kan samme dokumentasjon legges i begge arkivene (dobbelarkivering). Dette vil gjelde for saker som danner presedens for lignende saker og for disiplinærsaker (se punkt 4 om disiplinærsaker og trygghet).

Forholdet personalarkiv - personalmappe

Personalarkivet vil inneholde dokumentasjon av ulik betyding for den enkelte og virksomheten. All dokumentasjon som omhandler den enkeltes arbeidsforhold skal legges i personalmappa. Dokument med mer tidsavgrenset informasjon (personalinformasjon) - eks. politiattest - kan det gjøres merknad på sak og evt. settes i egne permer i personalarkivet for senere makulering. 

Personalregister

Alle virksomheter plikter å ha et personalregister med ajourførte opplysninger om alle ansette, enten i form av personalkort eller som edb-register. Ved endringer i personalsituasjonen skal det tas utskrift av edb-registrene. Såframt personalregisterene ikke inneholder opplysninger som er nevnt i personregisterloven §2-12, er de ikke konsesjonspliktige.

 Det er bevaringspåbud for personalregister /personalkort.

 

3. Ordning av personalsaker 

TILSETTINGSSAKER

Innhold

Tilsettingssaker skal arkiveres i saksarkivet eller i et eget stillingsarkiv. Dokumentene ordnes i klasser med kode «tilsettinger og engasjement» i arkivnøkkelen (kode 41 i K-kodene).

 Tilsettingssaker innehold disse dokumentene:

  • Stillingsannonse
  • Søknader
  • Tilsettingsbrev
  • Utvidet søkerliste
  • Referater/notater/mailer/korrespondanse m.m.
  • Innstilling
  • Tilsettingsbrev
  • Klage på tilsetting

Særskilt om politiattest for ansatte i grunnskolen: Etter opplæringsloven med forskrift skal alle ansatte i grunnskolen legge fram attest fra politiet. Attesten skal vise om personen er siktet, tiltalt eller dømd for seksuelle overgrep mot barn. Politiattesten skal ikke legges ved søknaden, og skal kun kreves av den søkeren som får tilbud om stillingen. Politiattesten skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende, og skal makuleres straks etter å ha vært benyttet i tilsettingssaken eller til det formålet attesten er innhentet.

Journalføring

Hver tilsettingssak er definert som egen arkivsak i journalen. I tilfeller der en person søker på to (eller flere) stillinger, registreres søknaden som eget dokument i begge tilsettings-sakene. I saker der det er mange utlysinger av samme type, kan de enkelte tilsettingssakene påføres et fortløpende nummerert stillingskode (SK).

 eks. Kommunelege II - utlysning SK 1/97

 Hovedutlysning lærere SK 2/97

 Søknader på en stilling kan holdes tilbake fra offentlig innsyn til søknadsfristen er gått ut.(jfr Offentleglova § 6 pkt 4).

Overføring til personalmappe

Når det er kommet positivt svar på stillingstilbud blir søknaden med vedlegg, tilsettingsvedtak, stillingstilbud og svar samt eventuelt tilsettingsbrev overført til personalmappe.

Søknader til personer som ikke blir ansatt

 Kommuner : Søknader til ledende stillinger tas vare på

 Andre søknader skal returneres eller makuleres etter 5 år.

 Fylkeskommunen : Søknader til ledende stillinger skal tas vare på.

 Andre søknader skal returneres eller makuleres.

Søkerlister og stillingsvurderinger tas vare på.