Rutiner ved manuell journalføring og for fysiske (manuelle) arkiver.

  1. Behold løpende saker ved periodeskillet i dagligarkivet.
  2. Registrer disse dokumentene som utgående i gammel journal.
  3. Registrer dokumentene som innkommende i ny journal.
  4. Legg henvisningskort over de løpende saker i arkiv som skal til bortsetting.
  5. Foreta nødvendig arkivbegrensning og kassasjon i materialet som skal til bortsetting.
  6. Sett kassabelt materiale i egne bokser merket med: Arkivskaper, kassasjon og årstall for kassasjon.
  7. Bind inn møtebøker, protokoller, kopibøker og journaler som skal til bortsetting dersom dette ikke er gjort.
  8. Merk hvert arkivstykke som skal til bortsetting med : Arkivskaper, arkiv, arkivkode og tidsperioden. Eks. "Formannskapet, møteprotokoll, 1999, sak 1-84" eller "Teknisk etat, Saksarkiv 142, 1995-1999".
  9. Utarbeid arkivliste over alle arkivstykker med innhold som skal til bortsetting.
  10. Sett bort avmerket og listeført materiale i sin helhet, også journaler og andre registre.
  11. Rydd samtidig opp i spesialarkivene ved bortsetting av uaktuelt materiale. Sett f.eks. bort personalmapper for personale som har sluttet.
  12. Gjenopptatte saker lånes ut fra bortsettings- eller fjernarkiv. Utlånte dokument settes tilbake etter bruk.

 Rutiner ved elektronisk journalføring og elektronisk arkivering.

  1. Sett overføringsperiode (1.-2. år)
  2. Saker som blir aktive i løpet av overføringsperioden beholdes i aktivt journalbase.
  3. Sett strek etter overføringsperioden og saner journalbasen ved å legge avskrevne saker over i en egen sluttet historisk base. Basen skal være lukket for registering av nye saker.
  4. Ta kopi av historisk journalbase og overfør til depot for langtidslagring.
  5. Saner basen for elektronisk arkiv ved å skille ut alle avsluttede saker i en egen historisk base. Basen skal være lukket for skriving og lagring av nye saksdokumenter.
  6. Kopi av historisk base overføres til depot for langtidslagring, jfr. arkivforskrifta.

Periodisering av fagsystemer

Fagsystemene er ikke Noark-godkjent og må derfor periodiseres hvert 4. år etter de prinsipper som gjelder for papirbasert journalføringssystem. Klientmapper som har gått ut av aktiv bruk skrives ut på papir og arkivlegges i henhold til periodiseringsrutiner for objektordnet arkiv. Administrative vedtak for perioden skrives ut og bindes inn i henhold til periodiseringsrutiner for møtebøker. Utgående korrespondanse for perioden skrives ut og bindes inn i henhold til standard for kopibøker i papirbasert arkiv. Når det gjelder rutiner for rensing, pakking og innbinding av papirbasert arkivmateriale henvises til arkivplan for perioden *___ - ___ [arkivreferanse til arkivplan for siste papirbaserte periode].Det må for hvert enkelt fagsystem tas stilling til om dette er tilstrekkelig for å sikre at all arkivverdig dokumentasjon kommer ut på papir. Ved fullført periodisering plasseres arkivmaterialet i bortsettingsarkiv. I henhold til reglene om avlevering av personregister overføres materialet til IKAN 10 år etter at det har gått ut av aktiv bruk. Ved overgang til nytt fagsystem skal det settes skarpt periodeskille. I slike tilfeller bør arkivtjenesten ta kontakt med IKAN.