Dette gjelder både i kommunens sak- og arkivsystem (Elements) og i øvrige fagsystemer som inneholder arkivverdig informasjon.
Tilgang styres gjennom:
- Brukerroller og tilgangsgrupper i systemene
- Gradering og skjerming av sensitive eller taushetsbelagte opplysninger
- Logging av oppslag og aktivitet i systemene
Tilgang gis etter prinsippet om minste nødvendige tilgang (need to know). Saksbehandlere og ledere har kun tilgang til dokumenter og arkivdeler som er relevante for deres arbeidsoppgaver. Ved søk i graderte dokumenter må det også foreligge en tjenstlig begrunnelse.
Arkivleder har ansvar for å følge opp tilgangsstyringen i arkivsystemet, i samarbeid med systemansvarlige og IT. Rutiner for tilgangsstyring inngår i kommunens internkontroll og informasjonssikkerhetsarbeid.